INFORMAZIONI SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI NEL CONTESTO DELLA PROCEDURA DI SEGNALAZIONE DI VIOLAZIONI DELLE DISPOSIZIONI NORMATIVE AI SENSI DEL DECRETO LEGISLATIVO 10 MARZO 2023, n. 24 (WHISTLEBLOWING)

Informativa per il personale dipendente

Informativa per il soggetto segnalante

Gentile Utente,

con il presente documento La informiamo di come Digas S.r.l., nell’ambito delle proprie finalità istituzionali e in adempimento agli obblighi previsti dagli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 679/2016 (“GDPR”) e dal D.lgs. n. 196/2003, tratterà i dati personali da Lei conferiti nell’ambito della procedura di segnalazione di condotte illecite presso la società.

Titolare del trattamento dei dati

Il Titolare del trattamento dei dati personali è Digas S.r.l., con sede legale in Colloredo di Monte Albano (UD), Via Udine, 21 (33010) (di seguito per brevità la “Società”).

Il soggetto che gestirà le segnalazioni di condotte illecite presso la Società è l’Organismo di Vigilanza (OdV), nella persona dell’ing. Marco Campestrini.

Finalità del trattamento

I dati forniti dal Segnalante al fine di rappresentare le presunte condotte illecite delle quali sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto giuridico con la Società commesse dai soggetti che a vario titolo interagiscono con il medesimo, verranno trattati allo scopo di effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l’adozione dei conseguenti provvedimenti. La gestione e la preliminare verifica sulla fondatezza delle circostanze rappresentate nella segnalazione sono affidate all’OdV, che vi provvede con la diligenza richiesta dall’incarico nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza effettuando ogni attività ritenuta opportuna, inclusa la richiesta al Segnalante di ulteriori informazioni e integrazioni.

Ai fini dell’espletamento dell’istruttoria, il Gestore della segnalazione può avvalersi del supporto di Collaboratori, individuati di volta in volta a seconda delle competenze richieste. Qualora le peculiarità del caso concreto lo richiedano, il Gestore può avvalersi dell’apporto di Autorità pubbliche e/o di consulenti esterni specializzati con riferimento al contenuto della segnalazione ricevuta, modulando il coinvolgimento di tali soggetti in modo funzionale all’accertamento della segnalazione. In ogni caso, deve essere assicurata la riservatezza e l’anonimizzazione dei dati personali eventualmente contenuti nella segnalazione.

Solo ove strettamente necessario ai fini dell’attività di verifica o su istanza degli organi esterni inquirenti, l’Organismo di Vigilanza (OdV) potrà, riportando adeguata motivazione, effettuare l’associazione della segnalazione con l’identità del segnalante. In tal caso, ad eccezione dei casi in cui sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del codice penale o dell’art. 2043 del codice civile e delle ipotesi in cui l’anonimato non sia opponibile per legge (ad esempio, indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo), l’identità del Segnalante viene protetta in ogni contesto successivo alla segnalazione e tutti i soggetti afferenti alla Società che eventualmente ricevono o sono coinvolti nella gestione della segnalazione i quali sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione.

Tipo di dati trattati

I dati personali raccolti e trattati nell’ambito della segnalazione possono includere dati personali “comuni” del “Segnalante”, del “Segnalato” e delle persone coinvolte e/o collegate ai fatti oggetto della segnalazione (ad es. dati anagrafici, funzioni, recapiti quali: indirizzo mail, indirizzo postale, numero telefonico, dati sulla qualifica professionale ricoperta, dati e informazioni ulteriori connessi alla condotta illecita). E’ possibile che, in alcuni casi, ove necessario, siano altresì trattati dati appartenenti a particolari categorie ex art. 9 e/o 10 del GDPR.

Base giuridica del trattamento

I dati personali e le informazioni della segnalazione saranno trattati nell’esecuzione dei propri compiti di interesse pubblico o comunque connessi all’esercizio dei propri pubblici poteri (cfr. art. 6 par. 1 lett. e) del GDPR), con particolare riferimento al compito di accertare le violazioni e gli illeciti come definiti dall’art. 2 del D.lgs. 24/2023. In riferimento ai dati ed informazioni di cui agli artt. 9 e 10 del GDPR, il trattamento avverrà altresì ai sensi delle lett. f) e g) del paragrafo 2 dell’articolo 9 GDPR.

Destinatari dei dati

In aggiunta all’OdV, i dati personali raccolti potrebbero essere trattati altresì dal personale interno della Società specificamente formato, che agisce sulla base di specifiche istruzioni fornite in ordine a finalità e modalità del trattamento medesimo.  Qualora le peculiarità del caso concreto lo richiedano, il Gestore può avvalersi dell’apporto di Autorità pubbliche e/o di consulenti esterni specializzati con riferimento al contenuto della segnalazione ricevuta, modulando il coinvolgimento di tali soggetti in modo funzionale all’accertamento della segnalazione.

Digas S.r.l. si è dotata di una specifica piattaforma di gestione delle segnalazioni. DigitalPA gestisce i flussi informativi per finalità tecniche quale fornitore del servizio di erogazione e gestione operativa della piattaforma tecnologica di digital whistleblowing in qualità di Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento UE 679/2016.

Se all’esito dell’istruttoria la segnalazione risulta non manifestamente infondata, il Gestore della segnalazione individua i contenuti rilevanti della segnalazione ed i profili di illiceità riscontrati; sulla base degli stessi, individua i soggetti cui inoltrare la segnalazione: a) Consiglio di Amministrazione; b) Collegio sindacale; c) quando la segnalazione concerne violazioni rilevanti ai sensi del D. Lgs. n. 231/2001 e/o violazioni del Modello organizzativo adottato dalla Società, il Gestore si attiva per quanto di competenza in qualità Organismo di Vigilanza.

Potrebbero infine essere destinatari dei dati raccolti a seguito della segnalazione, se del caso, l’Autorità Giudiziaria, la Corte dei conti e l’ANAC. In tali eventualità nell’ambito del procedimento penale l’identità del Segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall'articolo 329 del codice di procedura penale; nell’ambito del procedimento dinanzi alla Corte dei conti, l’identità del Segnalante non può essere rivelata fino alla chiusura della fase istruttoria; nell’ambito del procedimento disciplinare l’identità del Segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Nel caso in cui la contestazione dell’addebito si basi, in tutto o in parte, sulla Segnalazione e la conoscenza dell’identità del Segnalante costituisca elemento indispensabile per la difesa dell’incolpato, la Segnalazione può essere utilizzata all’interno del procedimento disciplinare esclusivamente se il Segnalante presta espresso consenso alla rivelazione della propria identità. Su istanza dell’incolpato, il Responsabile del procedimento disciplinare valuta se sussiste la necessità di conoscere l’identità del Segnalante per l’esercizio del diritto di difesa dell’incolpato, pronuncia sull’istanza motivando adeguatamente in ordine alla propria decisione (sia essa di accoglimento o di rigetto dell’istanza) e comunica l’esito all’istante e al Gestore della segnalazione.

Tempi di conservazione

Le segnalazioni presentate e la relativa documentazione saranno conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.

Diritti degli interessati

Gli interessati hanno il diritto di ottenere dalla Società, nei casi previsti, l'accesso ai propri dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che li riguarda o di opporsi al trattamento (artt. 15 e ss. del GDPR). L’apposita istanza va presentata all’Organismo di Vigilanza. L’interessato che ritenga che il trattamento dei dati personali a lui riferiti avvenga in violazione di quanto previsto dal Regolamento 679/2016 ha, inoltre, il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, come previsto dall’art. 77 del Regolamento stesso, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del Regolamento).

Colloredo di M.A., 15/12/2023